İşten çıkarılan personelin "Tüm verilerimi silin" talebi kabul edilmek zorunda mı? KVKK kapsamında hangi çalışan verileri silinir, hangileri saklanmaya devam eder? Detaylı inceleyin.
İşten Çıkarılan Personelin "Tüm Verilerimin Silinmesini İstiyorum" Talebine Hukuki Yaklaşım
İş sözleşmesinin sona ermesiyle birlikte birçok çalışan, işverene başvurarak "Bana ait tüm kişisel verilerin silinmesini istiyorum." şeklinde talepte bulunabilmektedir. Ancak 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) kapsamında bu talebin her durumda yerine getirilmesi mümkün değildir.
Çünkü işverenler, çalışanlara ait bazı kişisel verileri yalnızca iş ilişkisinin devamı süresince değil, iş sözleşmesi sona erdikten sonra da çeşitli kanunlardan kaynaklanan yükümlülükler nedeniyle belirli sürelerle saklamak zorundadır. Bu nedenle eski çalışanın silme talebi ile işverenin yasal saklama yükümlülüğü arasında dikkatli bir hukuki değerlendirme yapılması gerekir.
Peki işten ayrılan bir çalışan tüm verilerinin silinmesini talep edebilir mi? İşveren hangi verileri silebilir, hangilerini saklamaya devam etmek zorundadır?
İşten Ayrılan Çalışanın Kişisel Verileri Silinmek Zorunda mıdır?
KVKK uyarınca kişisel veriler;
İşlenmesini gerektiren amaç ortadan kalktığında,
Kanuni saklama süresi sona erdiğinde,
İşlenmesini gerektiren hukuki sebep bulunmadığında
silinmeli, yok edilmeli veya anonim hale getirilmelidir.
Ancak iş sözleşmesinin sona ermesi tek başına bütün verilerin derhal silinmesini gerektirmez.
İşveren Hangi Verileri Saklamaya Devam Edebilir?
İşveren, çeşitli mevzuatlardan doğan yükümlülükleri nedeniyle bazı çalışan verilerini belirli sürelerle muhafaza etmek zorundadır.
Örneğin;
İş sözleşmesi
Ücret bordroları
SGK bildirgeleri
Puantaj kayıtları
İzin kayıtları
Disiplin tutanakları
Vergi ve muhasebe belgeleri
İş sağlığı ve güvenliği kayıtları
Savunmalar ve özlük dosyası kapsamındaki belgeler
ilgili mevzuatta öngörülen süreler boyunca saklanabilir.
Bu verilerin saklanması, KVKK bakımından hukuka aykırı kabul edilmez.
Hangi Veriler Silinmelidir?
İş ilişkisi sona erdikten sonra işlenme amacı ortadan kalkan veriler için silme yükümlülüğü doğabilir.
Örneğin;
Gereksiz şekilde tutulan performans notları
Kullanılmayan erişim kayıtları
Yetkisi sona eren kullanıcı hesapları
Aktif sistemlerde bulunan erişim izinleri
Çalışanın şirket içi kullanıcı profilleri
şirketin veri saklama politikası doğrultusunda değerlendirilerek silinmeli veya anonim hale getirilmelidir.
Eski Çalışan KVKK Kapsamında Başvuru Yapabilir mi?
Evet.
İşten ayrılan personel de KVKK kapsamında veri sahibi sıfatını korur.
Bu nedenle işverene başvurarak;
Hangi verilerinin işlendiğini öğrenebilir,
Verilerin düzeltilmesini isteyebilir,
Silinmesini veya yok edilmesini talep edebilir,
İşleme faaliyetleri hakkında bilgi alabilir,
Verilerin üçüncü kişilere aktarılıp aktarılmadığını sorabilir.
İşveren, başvuruyu KVKK hükümleri çerçevesinde değerlendirerek yasal süre içinde cevap vermelidir.
Şirket E-Postası ve Kullanıcı Hesapları Ne Olur?
İş sözleşmesi sona erdiğinde;
Kurumsal e-posta hesabı kapatılmalı,
Sistem erişimleri sonlandırılmalı,
VPN ve uzaktan erişim yetkileri iptal edilmeli,
Şirket cihazları geri alınmalı,
Yetkilendirmeler kaldırılmalıdır.
Ancak bu işlemler yapılırken ticari kayıtların korunması ve şirket faaliyetlerinin devamlılığı da gözetilmelidir.
Kamera Kayıtları da Silinmeli mi?
Kamera kayıtları için de aynı ilke geçerlidir.
İşveren;
Kamera kayıtlarını süresiz saklayamaz.
Ancak olası hukuki uyuşmazlık, iş kazası veya soruşturma gibi meşru nedenler varsa ilgili kayıtlar gerekli süre boyunca muhafaza edilebilir.
Amaç ortadan kalktığında kayıtlar silinmeli veya yok edilmelidir.
İşveren Silme Talebini Reddedebilir mi?
Evet.
Ancak ret kararı keyfi olamaz.
Örneğin;
Kanuni saklama yükümlülüğü bulunuyorsa,
Devam eden bir dava veya inceleme varsa,
İspat yükümlülüğü devam ediyorsa,
Vergi, SGK veya iş hukuku mevzuatı gereği belgelerin muhafazası zorunluysa,
işveren talebi hukuki gerekçelerle reddedebilir.
Ret gerekçesi, ilgili kişiye açık ve anlaşılır şekilde bildirilmelidir.
Şirketlerin En Sık Yaptığı Hatalar
Uygulamada sık karşılaşılan hatalar şunlardır:
İşten ayrılan personelin tüm erişimlerini geç kapatmak.
Gereksiz kişisel verileri yıllarca sistemde tutmak.
Silme taleplerine hiç cevap vermemek.
Veri saklama ve imha politikası oluşturmamak.
Kullanıcı hesaplarını pasif hale getirmeden bırakmak.
Eski çalışanların e-posta hesaplarını kontrolsüz şekilde kullanmaya devam etmek.
Bu tür uygulamalar, hem veri güvenliği risklerini artırabilir hem de KVKK kapsamında idari yaptırımlara neden olabilir.
Şirketler Bu Süreci Nasıl Yönetmelidir?
İş sözleşmesi sona erdiğinde şirketlerin;
Çıkış prosedürü uygulaması,
Erişim yetkilerini kaldırması,
Şirket cihazlarını teslim alması,
Veri saklama sürelerini kontrol etmesi,
Gereksiz verileri silmesi,
KVKK başvurularını kayıt altına alması,
Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası'na uygun hareket etmesi
önemlidir.
Bu süreçlerin yazılı prosedürlerle desteklenmesi hem şirket hem de çalışan açısından hukuki güvenlik sağlar.
Sonuç
İşten çıkarılan veya işten ayrılan bir çalışanın "Tüm verilerimin silinmesini istiyorum." talebi, KVKK kapsamında her somut olayın özelliklerine göre değerlendirilmelidir. İşverenin kanundan kaynaklanan saklama yükümlülükleri devam ettiği sürece bazı kişisel verilerin muhafaza edilmesi hukuka uygundur. Buna karşılık işlenme amacı sona eren ve saklanmasını gerektiren hukuki neden bulunmayan veriler gecikmeksizin silinmeli, yok edilmeli veya anonim hale getirilmelidir. Şirketlerin veri saklama ve imha süreçlerini profesyonel şekilde yönetmesi, hem KVKK uyumu hem de olası hukuki uyuşmazlıkların önlenmesi açısından büyük önem taşımaktadır.
KVKK ALANINDA ÇALIŞAN BİR AVUKATTAN DESTEK ALIN
KVKK süreçlerinin doğru yönetilmesi, yalnızca teknik bilgiyle değil aynı zamanda güçlü bir hukuki uzmanlıkla mümkündür. Bu nedenle çalışacağınız kişinin KVKK mevzuatına hâkim, şirket süreçlerini analiz edebilen ve veri koruma hukuku konusunda tecrübeli bir avukat olması büyük önem taşır. Özellikle veri ihlali risklerinin arttığı günümüzde profesyonel destek almak, şirketinizi ciddi idari para cezaları ve hukuki sorunlardan koruyabilir. KVKK danışmanlığı alanında deneyimli olan Avukat Ferhat Ayhan, şirketlere özel çözüm odaklı yaklaşımıyla veri koruma süreçlerini profesyonel şekilde yönetmektedir. Ankara KVKK danışmanlığı hizmeti hakkında detaylı bilgi almak ve şirketiniz için güvenilir hukuki destek sağlamak için Avukat Ferhat Ayhan ile iletişime geçebilirsiniz.
ŞİRKETİNİZİN YAŞAYACAĞI OLASI HUKUKİ RİSKLERİ EN AZA İNDİRMEK İÇİN AVUKAT DESTEĞİ ÖNEMLİDİR
Şirketlerin yalnızca KVKK süreçlerinde değil; iş hukuku, ticaret hukuku, sözleşme hazırlama, şirket danışmanlığı, marka ve fikri mülkiyet hukuku, icra takipleri ve ticari uyuşmazlıklar gibi birçok alanda da profesyonel hukuki desteğe ihtiyacı vardır. Özellikle büyüyen işletmeler için hukuki süreçlerin doğru yönetilmesi, hem maddi kayıpların önüne geçmek hem de kurumsal yapıyı güvence altına almak açısından büyük önem taşır. İster yalnızca KVKK uyum süreci için ister şirketinizin tüm hukuki ihtiyaçlarında kapsamlı danışmanlık almak için Avukat Ferhat Ayhan’dan profesyonel destek alabilirsiniz. Tecrübesi, güncel mevzuata hâkim yaklaşımı ve şirket odaklı çözüm anlayışı sayesinde işletmenizin ihtiyaç duyduğu hukuki güvenceyi sağlayabilirsiniz.
işten ayrılan çalışan verileri
KVKK çalışan verileri
kişisel verilerin silinmesi
çalışan verisi saklama süresi
veri saklama ve imha politikası
iş hukuku KVKK
Ankara KVKK avukatı
bilişim hukuku
şirket danışmanlığı
çalışan KVKK başvurusu
Yorumlar