VERBİS Kayıt Zorunluluğu Kriterleri, İstisnaları ve Cezaları Rehberi

VERBİS kayıt zorunluluğu şartları nelerdir? Çalışan sayısı, bilanço kriterleri, istisna tutulan meslekler, kayıt süresi ve VERBİS cezaları güncel rehberi.

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) kapsamında şirketlerin en çok tereddüt yaşadığı alanların başında VERBİS (Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi) kayıt yükümlülüğü gelir. VERBİS'e kayıt olmamak veya bildirimi gerçeğe aykırı/eksik yapmak, Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından uygulanan en yüksek idari para cezası kalemlerinden biridir.

VERBİS Kayıt Zorunluluğu Kriterleri, İstisnalar ve Süreç Rehberi

Kişisel veri işleyen gerçek ve tüzel kişilerin şeffaflık ilkesi gereğince veri işleme faaliyetlerini kamuya açıklamalarını sağlayan sisteme VERBİS (Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi) denir. KVKK Madde 16 uyarınca, kurul tarafından belirlenen şartları taşıyan her veri sorumlusu, veri işlemeye başlamadan önce VERBİS'e kaydolmak zorundadır.

Şirketlerin büyümesi, çalışan sayısının değişmesi veya ciro artışları VERBİS yükümlülüğünü aniden doğurabilir. Peki, VERBİS kayıt kriterleri nelerdir? Kimler muaftır ve kayıt süreci nasıl yürütülür?

1. VERBİS Kayıt Zorunluluğu Kriterleri Nelerdir?

Kişisel Verileri Koruma Kurulu'nun aldığı kararlar doğrultusunda Türkiye'de yerleşik tüzel kişiler için kayıt zorunluluğu iki temel eşik değere bağlanmıştır:

1. Çalışan Sayısı Kriteri: Yıllık çalışan sayısı 50’den çok olan gerçek veya tüzel kişi veri sorumluları.

2. Mali Bilanço Kriteri: Yıllık mali bilanço toplamı 100 milyon TL’den çok olan gerçek veya tüzel kişi veri sorumluları (Not: Güncel Kurul kararlarıyla mali bilanço eşiği revize edilerek yükseltilmiştir).

Önemli Kural: Bu iki kriterden yalnızca birini dahi sağlamak VERBİS'e kayıt olmak için yeterlidir. Örneğin çalışan sayısı 20 olan ancak cirosu/bilanço toplamı yasal sınırı aşan bir şirket de VERBİS'e kayıt olmak zorundadır.

Çalışan Sayısı ve Mali Bilanço Nasıl Hesaplanır?

• Çalışan Sayısı: SGK'ya verilen Muhtasar ve Prim Hizmet Beyannamesindeki 12 aylık çalışan ortalaması esas alınır. Yıl içindeki herhangi 7 ayda çalışan sayısı 50'nin üzerindeyse kriter sağlanmış sayılır.

• Mali Bilanço: Gelir İdaresi Başkanlığı'na (GİB) sunulan yıllık kurumlar vergisi beyannamesi ekindeki bilançonun "Aktif (Toplam)" hanesindeki tutar dikkate alınır.

2. Ana Faaliyet Konusu Özel Nitelikli Kişisel Veri Olanlar

Çalışan sayısı ve mali bilanço toplamı sınırların altında kalsa dahi, ana faaliyet konusu "özel nitelikli kişisel veri işleme" olan veri sorumluları istisna tutulmaksızın VERBİS'e kayıt olmak zorundadır.

Bu Kapsama Giren Başlıca Kuruluşlar:

• Özel hastaneler, tıp merkezleri, poliklinikler,

• Doktor muayenehaneleri, diş hekimleri,

• Eczaneler, optisyenler,

• Diyetisyenler, psikologlar, fizyoterapistler,

• Laboratuvarlar ve genetik test merkezleri.

3. Yurtdışında Yerleşik Veri Sorumluları

Türkiye'de yerleşik olmayan (yabancı menşeili) gerçek veya tüzel kişi veri sorumluları, çalışan sayısı veya bilanço büyüklüğüne bakılmaksızın Türkiye'deki kullanıcıların verilerini işliyorlarsa bir Veri Sorumlusu Temsilcisi atayarak VERBİS'e kaydolmakla yükümlüdür.

4. VERBİS Kayıt Yükümlülüğünden İstisna Tutulanlar (Muafiyetler)

Kişisel Verileri Koruma Kurulu kararları uyarınca aşağıdaki kişi ve kurumlar VERBİS'e kayıt yükümlülüğünden muaftır:

• Serbest Muhasebeci Mali Müşavirler (SMMM) ve Yeminli Mali Müşavirler (YMM),

• Avukatlar ve Hukuk Büroları,

• Noterler,

• Yıllık çalışan sayısı 50'den az ve yıllık mali bilançosu 100 milyon TL'nin altında olan ve ana faaliyeti özel nitelikli veri işleme olmayan işletmeler,

• Siyasi partiler, sendikalar, dernekler ve vakıflar (yalnızca kendi üyeleri/mensuplarıyla sınırlı veri işleyenler),

• Gümrük müşavirleri ve yetkilendirilmiş gümrük müşavirleri,

• Arabulucular.

5. Şirket Kriterleri Yeni Sağladığında Ne Zaman Kayıt Olmalı?

Önceden şartları taşımayan ancak iş hacmi büyüyerek çalışan sayısı 50'yi aşan veya bilanço eşiğini geçen şirketler; kriterlerin sağlandığı tarihten itibaren 30 gün içinde VERBİS sistemine kayıt olmak zorundadır.

[Şirket Bilanço veya Çalışan Eşiğini Aşar] │ ▼ [30 Günlük Yasal Geri Sayım Başlar] │ ▼ [1. Aşama: Veri Envanteri Hazırlanır] │ ▼ [2. Aşama: İrtibat Kişisi Atanır (E-Devlet/KEP)] │ ▼ [3. Aşama: VERBİS'e Kategori Bazlı Bildirim Yapılır]

6. VERBİS'e Hangi Bilgiler Yüklenir?

VERBİS'e müşteri isimleri veya çalışan listeleri gibi doğrudan kişisel veriler yüklenmez. Sisteme yüklenen şey şirketin Kişisel Veri İşleme Envanteri özetidir:

1. Veri Kategorileri: Kimlik, İletişim, Finans, Özlük, Sağlık vb.

2. İşleme Amaçları: Faturalandırma, İK süreçleri, pazarlama vb.

3. Alıcı Grupları: Verilerin aktarıldığı 3. taraflar (Tedarikçi, Kamu Kurumları, Hissedarlar).

4. Yurtdışına Aktarım Durumu: Verilerin yurtdışına çıkıp çıkmadığı.

5. Saklama Süreleri: Verilerin kaç yıl saklanacağı.

6. Alınan Güvenlik Tedbirleri: İdari ve teknik güvenlik önlemleri.

7. VERBİS Kayıt Kriterleri ve İstisna Özeti Tablosu

Veri Sorumlusu Türü	Çalışan / Bilanço Şartı	VERBİS Kayıt Durumu
Büyük Ölçekli Şirketler	Çalışan > 50 VEYA Bilanço > 100 Milyon TL	Zorunlu
Klinik, Doktor, Eczane (Sağlık)	Şart aranmaz (0 çalışan olsa dahi)	Zorunlu
Yabancı Şirketler (Yurtdışı)	Şart aranmaz (Temsilci atamalı)	Zorunlu
KOBİ'ler (Hassas Veri İşlemeyen)	Çalışan < 50 VE Bilanço < 100 Milyon TL	Muaf (İstisna)
Avukat, Mali Müşavir, Noter	Şart aranmaz	Muaf (İstisna)

8. Kayıt Yükümlülüğüne Uymamanın Cezası

KVKK Madde 18/1-ç bendi uyarınca; Veri Sorumluları Siciline kayıt ve bildirim yükümlülüğüne aykırı hareket edenler hakkında milyonlarca liraya varan idari para cezası uygulanır. Ayrıca yanıltıcı veya eksik bildirim yapmak da aynı yaptırıma tabidir.

Sonuç

VERBİS kaydı, sadece sisteme birkaç form doldurmaktan ibaret teknik bir işlem değildir. Gerçeği yansıtmayan bir VERBİS kaydı, olası bir Kurul denetiminde veya veri ihlalinde şirketin aleyhine delil oluşturabilir.

Şirketlerin öncelikle kapsamlı ve güncel bir Kişisel Veri İşleme Envanteri hazırlaması, ardından VERBİS bildirimini bu envanterle birebir örtüşecek şekilde tamamlaması yasal güvence açısından şarttır.

KVKK ALANINDA ÇALIŞAN BİR AVUKATTAN DESTEK ALIN

KVKK süreçlerinin doğru yönetilmesi, yalnızca teknik bilgiyle değil aynı zamanda güçlü bir hukuki uzmanlıkla mümkündür. Bu nedenle çalışacağınız kişinin KVKK mevzuatına hâkim, şirket süreçlerini analiz edebilen ve veri koruma hukuku konusunda tecrübeli bir avukat olması büyük önem taşır. Özellikle veri ihlali risklerinin arttığı günümüzde profesyonel destek almak, şirketinizi ciddi idari para cezaları ve hukuki sorunlardan koruyabilir. KVKK danışmanlığı alanında deneyimli olan Avukat Ferhat Ayhan, şirketlere özel çözüm odaklı yaklaşımıyla veri koruma süreçlerini profesyonel şekilde yönetmektedir. Ankara KVKK danışmanlığı hizmeti hakkında detaylı bilgi almak ve şirketiniz için güvenilir hukuki destek sağlamak için Avukat Ferhat Ayhan ile iletişime geçebilirsiniz.

ŞİRKETİNİZİN YAŞAYACAĞI OLASI HUKUKİ RİSKLERİ EN AZA İNDİRMEK İÇİN AVUKAT DESTEĞİ ÖNEMLİDİR

Şirketlerin yalnızca KVKK süreçlerinde değil; iş hukuku, ticaret hukuku, sözleşme hazırlama, şirket danışmanlığı, marka ve fikri mülkiyet hukuku, icra takipleri ve ticari uyuşmazlıklar gibi birçok alanda da profesyonel hukuki desteğe ihtiyacı vardır. Özellikle büyüyen işletmeler için hukuki süreçlerin doğru yönetilmesi, hem maddi kayıpların önüne geçmek hem de kurumsal yapıyı güvence altına almak açısından büyük önem taşır. İster yalnızca KVKK uyum süreci için ister şirketinizin tüm hukuki ihtiyaçlarında kapsamlı danışmanlık almak için Avukat Ferhat Ayhan’dan profesyonel destek alabilirsiniz. Tecrübesi, güncel mevzuata hâkim yaklaşımı ve şirket odaklı çözüm anlayışı sayesinde işletmenizin ihtiyaç duyduğu hukuki güvenceyi sağlayabilirsiniz.